| Competenze: | - Svolge compiti di segreteria tecnica e di supporto amministrativo, alle attività
istituzionali della direzione
- UFFICIO DI SEGRETERIA
1. Svolge compiti di segreteria tecnica e di supporto amministrativo alle attività istituzionali della direzione
SERVIZIO AFFARI GENERALI
FUNZIONI SPECIFICHE DEL SERVIZIO
1. Gestione del processo di pubblicazione degli atti e dei provvedimenti amministrativi interni ed esterni finalizzato a fornire presunzione di conoscenza legale degli stessi, a qualunque effetto giuridico assolva tramite:
2. Pubblicazione sul sito istituzionale, sezione Albo Pretorio, dei documenti informatici originali e di quelli risultanti dal processo di digitalizzazione ai sensi del codice dell’amministrazione digitale ed alle vigenti norme regionali, nazionali e del regolamento dell’Ente, con inserimento dati relativi all’atto da pubblicare ed eventuali allegati;
3. Gestione del registro degli atti pubblicati sul portale dell’Albo online;
4. Trasmissione delle attestazioni di avvenuta pubblicazione agli uffici o enti esterni proponenti;
5. Archiviazione informatica degli atti pubblicati e conservazione ed archiviazione di documenti cartacei;
6. Ricerche informatiche di atti pubblicati ed eventuali ricerche di documentazione in cartaceo relativamente ad anni precedenti;
7. Notifiche atti per conto dell’Ente;
8. Gestione attività fotocopiatura atti
9. Gestione del protocollo informatico dell’Ente;
10. Ricezione, protocollazione e smistamento della corrispondenza indirizzata all’Ente;
11. Smistamento fatture in arrivo con codice univoco da inoltrare alle Direzioni di competenza;
12. Gestione del servizio di distribuzione della corrispondenza cartacea destinata agli uffici e registrazione della stessa;
13. Ricerche relative agli atti protocollati in entrata ed in uscita sia in digitale che in cartaceo;
14. Gara per l’aggiudicazione dell’appalto del servizio di pulizia;
15. Monitoraggio del servizio di pulizia e sanificazione effettuato dalla ditta aggiudicataria della gara d’appalto;
16. Controllo dei prodotti utilizzati dagli addetti al servizio di pulizia;
17. Organizzazione interventi di pulizia straordinaria a seguito di richieste da parte dei responsabili degli uffici o per eventi e manifestazioni;
18. Servizio di portierato, controllo degli accessi del pubblico presso gli uffici dell’Ente mediante identificazione da parte degli addetti alle portinerie presso Palazzo dei Leoni, Palazzo degli Uffici e Stabile ex IAI;
19. Servizio di custodia negli stabili ex IAI e Don Orione;
20. Gestione attività di competenza del centralino telefonico dell’Ente;
21. Monitoraggio delle attività dell'Ente per Direzione e Servizi, ai fini statistici, relativamente alle sue funzioni (strutture ricettive, strade, edifici scolastici, servizi sociali, popolazione, attività Polizia Metropolitana ecc.).
- Supporto alle varie attività della Dirigente, provvede alla numerazione ed inoltro agli uffici competenti delle determine di tutta la Direzione, smistamento della posta in entrata agli Uffici competenti.
|